Kişisel Veri Envanteri Nedir?
Envanter nedir?
Durumu gösteren çizelge, mal ve değerlere ilişkin dökümdür.
Kişisel veri envanteri nedir?
Resmi Gazete’de yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 4. Maddesinde belirtildiği üzere ;
“Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter”
ifade eder
Veri envanterinin içeriği nasıldır?
Veri envanteriyle birlikte veri sorumlusunun işlemekte olduğu bilgilerin tüm süreçler bakımından değerlendirilmesi, süreçlerin irdelenmesi, her faaliyetin ayrı olarak tek, tek ele alınarak incelenip detaylandırılması hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak alındığı, ne kadar süre kayıtlı kalacağı, veriler yurtdışı ile paylaşıp paylaşılmadığı, alınan idari ve teknik tedbirler gibi bilgiler tutulmaktadır.
Veri envanterinin faydası nedir?
Kanuna aykırı bir kişisel veri işleme durumu olup olmadığının kolayca tespitinin sağlanmasıdır. Kişisel veri işleme faaliyetlerinin Kanuna uyumu ile ilgili veri sorumlusunun bir tür kendi kendini denetlemesidir
Kişisel Veri İşleme Envanteri Ne İşe Yarar?
Kişisel veri işleme envanteri veri sorumlusunun bütün kişisel veri işleme faaliyetlerini ortaya koyan bir doküman olması sebebiyle
- VERBİS bildirimi yaparken,
- Rıza ve aydınlatma beyanları hazırlamada,
- İlgili kişi başvurularının yanıtlanmasında,
- Sözleşme hazırlama esnasında
Büyük kolaylık sağlar
Veri envanterinin olmazsa olmaz bilgileri nelerdir?
- Veri kategorisi,
- Kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi,
- Aktarılan alıcı / alıcı grupları,
- Veri konusu kişi grupları,
- Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi,
- Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
- Veri güvenliğine ilişkin alınan teknik ve idari tedbirler,
Veri envanteri aynı zamanda VERBİS kaydı sayılır mı?
Veri envanteri ile VERBİS birbirine içerik olarak çok benzemesine rağmen farklı şeylerdir. VERBİS (veri sorumluları tarafından Sicile bilgi girişi yapılmasına imkân sağlayan sistem) Envanter ile VERBİS’i ayıran 3 temel özellik bulunmaktadır.
- VERBİS’te kategorik bazda girişler yapılırken Envanter de daha detaylı kategori irdelenerek kayıtlar tutulmaktadır
- VERBİS’e eklenen bilgiler herkes tarafından görülebilinirken Envanter veri sorumlusuna özel olarak kalmaktadır ayrıca ilgili kişi taleplerine envanterden faydalanılarak cevap verilebilinmektedir.
- VERBİS site üzerinden şifre ile giriş yapılması zorunlu bir alan iken envanter Office dosyaları tarafından hazırlanılabilmektedir
BU KONU HAKKINDA UZMANIMIZDAN HEMEN BİLGİ VE DESTEK ALMAK İSTERSENİZ
LÜTFEN FOR YOU BİLİŞİM İLETİŞİM HATTIMIZI ARAYINIZ!..
